La Commissione europea in data 25 gennaio 2012 ha presentato ufficialmente la proposta relativa al nuovo Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati, che andrà a sostituire la direttiva 95/46/CE, così detta “Direttiva Madre”; è la prima volta che si ha un testo uguale per tutte le nazioni.

Da allora sono trascorsi quattro anni di intenso lavoro delle istituzioni europee, determinate a conservare il ruolo di prim’ordine conquistato dall’Unione in tale ambito, attraverso l’elaborazione di una normativa al passo con gli sviluppi tecnologici finalizzata a rafforzare i diritti fondamentali dei cittadini nell’era digitale.

In data 15 dicembre 2015 è stato raggiunto un accordo per il nuovo Regolamento Europeo sulla Privacy, che in Italia sostituirà il Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003) e che verrà formalmente adottato dai 28 Stati europei con i primi mesi del 2016.

Ricordiamo che i regolamenti UE sono immediatamente esecutivi, non richiedendo la necessità di recepimento da parte degli Stati membri. Per lo stesso motivo essi possono garantire una maggiore armonizzazione a livello dell’intera UE. L’entrata in vigore di questo Regolamento permetterà che le stesse direttive siano contemporaneamente in vigore in ventisette stati membri UE uniformandoli sotto un unico codice.

La nuova norma dovrebbe essere pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale a giugno/luglio 2016 e da quel momento le aziende avranno due anni di tempo per adeguarsi (presumibilmente luglio 2018).

La filosofia generale è quella di un approccio basato sull’effettivo rischio nelle singole aziende, senza più obblighi uguali per tutti, spesso inutili ed eccessivamente onerosi.

Vediamo quali sono i principali impatti sulle imprese :

1. Individuazione dei soggetti a cui si applica il Regolamento.

Prima = la normativa era applicabile nel luogo in cui aveva sede il Titolare del trattamento dei dati.

Con il Nuovo Regolamento Europeo = la legge applicabile è quella del soggetto i cui dati vengono raccolti. Social network, piattaforme web e motori di ricerca saranno quindi soggetti alla normativa europea anche se sono gestiti da società con sede fuori dall’UE. Con il nuovo regolamento viene abolita la figura del Titolare del Trattamento Dati e rimane solo la figura di Responsabile.

2. Dovere di documentazione e informazione.

Prima = la documentazione era importante.

Con il Nuovo Regolamento Europeo = principio dell’accountability (responsabilità verificabile), secondo cui tutti i soggetti che partecipano al trattamento dati devono essere consci e responsabili e devono tenere documentazione di tutti i trattamenti effettuati. Chi non documenta, è soggetto a possibili sanzioni: a prescindere dall’utilizzo che si fa dei dati, è sufficiente non avere i documenti per essere perseguibili.

 3. L’informativa privacy.

Prima = l’informativa era spesso lunga, incomprensibile e con richiami normativi complessi.

Con il Nuovo Regolamento Europeo = l’informativa deve essere leggibile, comunicativa, accessibile, concisa e scritta con linguaggio chiaro e semplice con un numero limitato di riferimenti normativi. Deve essere fornita per iscritto (oralmente va bene SOLO se l’interessato è d’accordo e la sua identità deve comunque essere comprovata con altri mezzi). Si propone anche l’utilizzo di icone per rendere l’informativa leggibile anche da parte di chi non conosce la lingua.

 4. Cambia il consenso.

Prima = il consenso doveva essere libero, specifico e informato. Ci doveva essere un atto formale per accettare il trattamento dei dati.

Con il Nuovo Regolamento Europeo = il consenso deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile. Il consenso è valido se la volontà è espressa in modo NON equivoco, anche con un’azione positiva: non ci deve essere per forza la casella di spunta, basta un testo in cui si informa che proseguendo si accetta il trattamento dati con link all’informativa.

 5. Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.

Prima = si preparava il DPS.

Con il Nuovo Regolamento Europeo = si effettua una valutazione degli impatti privacy analizzando i rischi, definendo i gap rispetto alla corretta gestione dei rischi, stabilendo un piano per colmarli e controllando annualmente gli effetti degli interventi per ridurre i rischi. Quasi sicuramente il nuovo documento sarà chiamato PIA: Privacy Impact Assessment. Possono però stare tranquille le pmi, che saranno esentate da questo adempimento, a meno che non vi sia un rischio elevato.

 6. Abolizione della notificazione.

Prima = si doveva informare il Garante che un soggetto sta trattando dati per una particolare finalità. (ex art. 37 D.lgs. 196/2003)

Con il Nuovo Regolamento Europeo = non si dovrà più notificare il Garante, ma ogni anno l’azienda dovrà redigere il privacy impact assessment, con il quale si considera effettuata la notifica.

 7. Il Data Privacy Officer.

Prima = il DPO non era una figura contemplata.

Con il Nuovo Regolamento Europeo = bisogna istituire (obbligatorio per aziende con oltre 250 dipendenti, per tutti gli enti pubblici e per aziende il cui core business coinvolge trattamenti di natura rischiosa) un Responsabile per la protezione dei dati. Il DPO sarà una figura manageriale con rinnovo periodico, sarà referente del Garante e dovrà avere requisiti e competenze elevate. Il DPO potrà essere sia un dipendente che un collaboratore con regolare contratto.

8. Privacy by design e Privacy by default.

Prima = la privacy era un elemento conclusivo e finale.

Con il Nuovo Regolamento Europeo = la privacy deve essere vista come un elemento iniziale: devo pensarci appena decido di raccogliere dati e predisporre alti livelli di privacy nel trattamento dati, che potranno essere abbassati dal diretto interessato.

 9. Obbligo di segnalazione in caso di violazione dei dati.

Prima = non era necessario comunicare violazioni nel trattamento dati.

Con il Nuovo Regolamento Europeo = nel caso di violazione del trattamento dati bisogna effettuare una segnalazione al Garante entro 72 ore dall’evento e, nel più breve tempo possibile, bisogna informare anche i diretti interessati. Il mancato rispetto di quest’obbligo comporta sanzioni penali. È possibile prevedere delle assicurazioni per coprire il costo di comunicare la violazione a tutti gli interessati, definito Data Breach.

 10. Riconoscimento di nuovi diritti.

Prima = pochi diritti che tutelavano l’interessato in merito alla gestione dei suoi dati.

Con il Nuovo Regolamento Europeo = nuovi diritti: diritto alla portabilità dei dati (posso pretendere che il soggetto a cui ho concesso l’uso dei miei dati me li restituisca su un supporto elettronico strutturato così che io possa farne ulteriore uso, anche presso un altro fornitore), diritto a essere totalmente dimenticato da chi ha raccolto i miei dati.

Inoltre vi sono altre importati novità:

  • Vengono introdotte le definizioni di “Dato Generico” e “Dato Biometrico”
  • Introdotta la categoria del trattamento dati dei minori
  • Introduzione del Diritto all’Oblio
  • Introduzione della figura del Joint Controller
  • Introduzione di requisiti più stringenti per trasferire dati verso Paesi Terzi
  • Introduzione del principio dell’applicazione del diritto UE anche ai trattamenti di dati personali non svolti nell’UE, se relativi all’offerta di beni e servizi ai cittadini UE o tali da permettere il monitoraggio dei comportamenti dei cittadini dell’UE
  • Istituzione del Comitato Europeo per la protezione dei Dati

Le sanzioni:

  • Fino a € 20.000.000 per i privati e le imprese che non fanno parte di gruppi;
  • Fino al 4% del fatturato complessivo (consolidato) per i Gruppi societari.